Legacy ERP and Hybrid ERP

As if CIOs didn’t knew it. ERP and bespoke applications are unblendable. It is trying to dissolve oil in water. It gives you a colloid where customized particles are dispersed through the standard code. It becomes very hard to retrieve these particles if the standard code needs to be changed. Regularly this leads to a destruction of the complete application or delivers another failed IT project.  Gartner posits that by 2016 these customized ERP systems will become so called ‘Legacy ERP’ and will hamper IT departments to innovatively grow or even put a huge burden on their overall existence.

The problem seems to be the lack of flexibility of legacy ERP. The claim is that legacy ERP is not agile enough to meet changing business needs due to the overwhelmed insufficient documented modifications in a customized ERP system. Besides, the costs of legacy ERP are running high. On the issue of the impact of ERP on organizational flexibility is the literature highly divided, as Gartner should know. There is indeed a stream of academic literature comparing ERP systems with liquid (digital) concrete poured into the company. On the other hand, recent research has revealed that the positive or negative impact of ERP systems on organizational flexibility greatly depends to extend of assimilation of the ERP systems.  ERP systems drive organizational innovation to a certain extend which is greatly depended on the use of the ERP system and how use becomes routinized in the processes and projects of an  organization.  This is what is mend by assimilation of ERP systems.

The whole story reminds me of mainframe systems. These ancient IS systems were the first legacy systems and were overtaken by flexible midrange IS systems. Applications move further into PC-based-network point solutions. They called it ‘client-server’ systems and applications. By the 1990s ERP slung the pendulum back to heavily centralized systems not seldom without heavily customized modules and components. In that way ERP systems were transformational in nature and indeed change almost the complete IT landscape. In less than a decade since the 1990s, 76% of manufacturers, 35% of insurance  companies and 60% of the U.S. Fortune 1000 companies have adopted an ERP system. Now tables turning and ERP is framed in the role of a ‘legacy’ mainframe, condemned to focus on a limited job of supporting basic non-innovative business processes.

Not that there is an easy answer to these problems. Gartners mentioned ‘postmodern ERP’ or hybrid ERP indicating a federated, loosely coupled ERP environment with extra functionality sourced as cloud services and business process outsourcing. According to Gartner the Cloud seems to be key for a solution.  A shift is to be made from monolithic ERP to hybrid ERP incorporating differentiating functionalities  based on cloud applications and not on customized ERP. The Cloud is not so much the silver bullet, but it can deal with the insufficiencies of monolithic ERP, which focused all too much on tangible products and asset-centric industries and leaving too much crucial business processes without any (central) IT support . Service-centric organizations such as professional services, universities, government agencies and digital media are not so well served by ERP systems. This is much noticeable in my own organization (university) where an SAP implementation only covers the basic financial and  procurement processes, but the line-of-business processes are supported by very lean cloud applications. The question is now if the cloud will also be transformational in nature. It looks like it does. Cloud applications are real-time in nature due to augmented broadband connections and increased server capacity and performance. And opposed to ERP systems, cloud applications can be purchased from a multitude of software vendors or cloud providers. The own development of cloud applications (e.g. mobile apps) can easily be done, much easier than customizing ERP systems. Cloud application can easily fill the business gaps that ERP systems have left behind and focus more on core business processes.

As for me, I am a bit afraid of the term ‘loosely coupled suites of cloud functionalities’. It is the degree of coupled IT systems that is largely accountable for the organizational flexibility as well as for the strategic alignment of all business processes. Businesses need to function as a holistic system, where all business processes are aligned to the corporate strategy. The danger of dis-alignment between IT and business lurks behind the horizon with loosely coupled systems. We saw this already happened in the past.  But loosely coupled should not be the same as loosely managed. This can be a new challenge for the CIO.

jan devos

Advertisements

2013 in review

The WordPress.com stats helper monkeys prepared a 2013 annual report for this blog.

Here’s an excerpt:

A New York City subway train holds 1,200 people. This blog was viewed about 4,400 times in 2013. If it were a NYC subway train, it would take about 4 trips to carry that many people.

Click here to see the complete report.

ICIS 2013 – Geen wolkje aan de hemel?

IMG_20131216_103209

De grootste en jaarlijkse academische conferentie voor information systems (IS), ICIS 2013 is achter de rug. Het circus streek ditmaal neer  voor meer dan vijf dagen in Milaan, de economische hoofdstad van Italië. Een paar reflecties van een geïnteresseerde deelnemer.

Met 1537 deelnemers was ik dus niet alleen. Dit is inderdaad de grootste wetenschappelijke conferentie over informatiesystemen. Groot en veel staan niet altijd garant voor kwaliteit maar in het geval van ICIS is dit wel het geval.  In eerste instantie heeft ICIS nog altijd een zeer lage acceptatiegraad (minder dan 30% van de meer dan 800 papers worden toegelaten) waardoor enkel topresearch gepresenteerd wordt. Bovendien is de conferentie een bron van informatie door de grote aanwezigheid van IS-toponderzoekers over de ganse wereld.  De verscheidenheid aan fora op de conferentie zelf, zoals paperpresentaties, paneldiscussies, workshops, postersessies en netwerkmomenten, zorgen er mede voor dat informatie goed verspreid wordt.

Wat zijn de grote tendensen? Uiteraard zeer moeilijk te beantwoorden en bovendien niet gespeend van enige vorm van subjectiviteit. Dit laatste geheel terzijde, want dit is een persoonlijke weblog en uiteraard geen officieel standpunt. De thema’s die mij sterk opvielen, niet in het minst omdat deze veel volk lokten waren: cloud computing,  business informatics (BI, ERP, BPM, …), social media, mobile computing, de rol van de CIO,  e-Healthcare, en MOOCs.  Minder opvallend waren thema’s zoals ‘serious’ gaming, crowd sourcing, en 3D-printing. Zoals steeds op deze conferentie werd er zeer veel aandacht besteed aan de methodologie van het onderzoek en de natuur van onderzoekdiscipline. Immers, nog altijd wordt IS (information systems) sterk verward met IT (information technology). Uiteraard vertonen beide disciplines gelijkenissen, maar IT beperkt zich tot het louter bestuderen van de ‘neutrale’ technologie, het is te zeggen de technologie zonder de mens. IS (information systems) graaft dieper en bestudeert de IT in een context van een organisatie en met de mens als essentiële actor.

De grootste revelatie van de conferentie waren volgens mij de vele posters met nieuw onderzoek. Niet alleen PhD-onderzoek werd er getoond maar ook gevestigde waarden stonden soms zeer geestdriftig hun onderzoek uit te leggen. Er werden 109 nieuwe onderzoeken voorgesteld via posters. Heel veel ging over adoptie van sociale media en cloud computing. De verscheidenheid van de thema’s van de posters en hun hoog innovatief gehalte stond in schril contrast met de paperpresentaties. Deze laatsten waren vooral presentaties van braaf kwantitatief onderzoek en misten heel vaak een innovatieve dimensie.

Een spijtige tendens, maar zeker niet specifiek voor deze conferentie, is de zeer sterke nadruk op kwantitatief onderzoek gebaseerd op surveys. Hoe multivariabel een probleem zich ook manifesteert en ook zo door de onderzoekers ervaren wordt, althans in een exploratieve fase, toch wordt het begrijpen heel (te?) vaak herleidt tot een model met louter causale en bovendien steeds lineaire verbanden. Het aantal onafhankelijke variabelen wordt hierdoor sterk gereduceerd waardoor het model weliswaar kwantitatief behandelbaar wordt, maar helaas soms mijlenver van de realiteit verwijderd is. Daarna volgt een enquête, die wel volgens de regels van de kunst (statistiek) wordt uitgevoerd. Hierin schitteren, het moet gezegd, vele onderzoekers. In de nabespreking en de discussie van de resultaten komen helaas wel de weggemoffelde variabelen terug op tafel. Uiteraard is het beleefd van de onderzoekers in kwestie om nog wat onderzoek over te laten aan de collegae, maar ergens heb je het gevoel dat de ‘rigor’ overheerst op de ‘relevance’. Een evenwicht dat nochtans sterk wordt gekoesterd in deze gemeenschap van academici. De reden voor het overwicht aan kwantitatief onderzoek ligt nog altijd bij de vele A1-tijdschriften, voornamelijk van Amerikaanse origine, die dit soort onderzoek meer valideert. Een misplaatst conservatisme? Een te verouderde groep van senior editors? Ik zou het niet weten. Vele jonge onderzoekers kiezen dit soort onderzoek dan ook louter omwille van hun carrièremogelijkheden die vaak afgerekend wordt op publicaties in deze tijdschriften.

Typerend was de aarzeling dat een onderzoeker had om zijn onderzoek gebaseerd op case studies, een Delphi studie en grounded theorie te presenteren. Uit een vooronderzoek bleek dat 60% van alle M&A’s mislukken en dat IT/IS daarbij één van de belangrijkste oorzaken is. Een dergelijk zeer relevant fenomeen laat zich toch niet dieper onderzoeken door louter een enquête?

IS onderzoek is in Ierland sterk aanwezig, dus ook op ICIS. Een onderzoek naar de semantiek van de discipline is meer dan noodzakelijk. Het elkaar begrijpen in het gebruik van de juiste syntax is meer dan noodzakelijk, zeker voor een jonge wetenschap. Daarbij komt dat de IS discipline een heel sterke praktische dimensie heeft, waar vaak een andere semantiek (en syntax) gehanteerd wordt. Ooit al eens nagegaan in hoeveel verschillende betekenissen het werkwoord ‘implementeren’ wordt gebruikt als het over informatiesystemen gaat?

Het zwaard van Damocles hangt boven zowat elke vorm van invoeren van informatiesystemen. Vele initiatieven mislukken om evenveel verschillende redenen. Een senior researcher en professor beweerde dat hij al 25 jaar bezig is met het zoeken naar oplossingen om de IT productiviteitsparadox aan te pakken. Een team uit Canada heeft een onderzoeksproject opgezet om na te gaan hoe er effectieve business cases kunnen gecreëerd worden voor complexe IT infrastructuren. Daarbij heeft men de focus op ERP gelegd. Men heeft ontdekt dat er twee types van business cases zijn. De eerste (type A) legt de nadruk op de interne bronnen en middelen en wordt voornamelijk opgebouwd in organisaties zonder externe consultants. Dit zijn de mens-georiënteerde business cases. Het tweede (type B) legt vooral nadruk op benchmarks en wordt meestal met de hulp van externe consultants opgemaakt. Dit zijn de zakelijke georiënteerde business cases. Beide types vormen een dichotomie.

Er was heel wat te doen rondom cloud computing op ICIS. De shift naar cloud computing is momenteel serieus aan het vertragen (A Slow Train Coming? – B. Dylan). De redenen daarvoor zijn de vrees voor onvoldoende beveiliging van gegevens en het misbruik van opgeslagen gegevens. De grote stap naar volledig cloud computing is zeker nog niet gezet. Er zijn ook nog veel technische problemen. Echte schaalbaarheid, wat de echte troefkaart zou moeten zijn is nog steeds zeer moeilijk realiseerbaar. Hoe kan men bijvoorbeeld 50 servers schalen naar 3000 servers? Een reëel probleem dat niet zo maar vlot op te lossen is. Of hoe beheert men 150000 servers over 300 datacenters? Eveneens hier zijn nog heel wat technische problemen op te lossen alvorens een vlotte schaalbare service mogelijk wordt. De cloud evolueert ook van een opslagcloud (Capacity Cloud) naar een dienstencloud (Capability Cloud). Bovendien stelde iemand vast dat quasi alle nieuwe technologische ontwikkelingen zich in de cloud afspelen (mobile apps, virtualisatie, SOA, web services, …), waardoor organisaties wellicht geen andere weg meer zullen kunnen inslaan dan de overtocht naar de cloud.  Onderzoek wijst ook uit dat persoonlijke informatie best mag ingezien worden in de cloud, als daar een duidelijke meerwaarde voor de gebruiker tegenover staat. De meest gevoelige persoonlijke informatie is deze met betrekking tot de identiteit en de locatie van het individu.

Business Informatics (BPM – management and modeling) – Zoals vele tendensen in IS, zoals governance, beveiliging, alignment, is ook business informatics grotendeels gedreven door praktische inzichten. IS researchers gaan de uitdaging  aan om de theoretische fundamenten er van pogen bloot te leggen. Aan de universiteit van Munster (ERCIS) vind er onderzoek plaats naar de toepassing van de theorie van Giddens (Structurisation theory) om business processen te verklaren en diepere betekenis te geven.  Aan de MIS Research groep van de UGent wordt ook sterk gewerkt aan BPM. Collega Amy Van Looy presenteerde haar recentste werk over de impact van organisatiestructuur en organisatiecultuur op de maturiteit van BP. Cultuur gaat voor structuur, is de voorlopige conclusie.

IMG_20131217_142429

Collega Amy Van Looy (MIS Research UGent) aan het werk op ICIS 2013

Over de veranderende rol van de CIO kwam er verrassend nieuws. CIO’s worden veel meer gerespecteerd door CEO’s dan wat uit de populaire pers mag blijken. Het belang van een CIO is vooral aanwezig (en noodzakelijk) in organisaties die in een transformatiefase zitten. Organisaties die louter automatiseren of enkel informatiesystemen bouwen om informatie aan te leveren hebben minder sterke CIO’s van doen.  Het profiel van een CIO lijkt meer compatibel te zijn met dat van een CFO dan met dat van een CMO (marketing). Deze laatste gaat zich evenwel meer en meer met IS inlaten (big data, data analytics). Toch mogen we niet in stereotypes vervallen. Een prachtig werk daarover is ‘The CIO Paradox: Battling the Contradictions of IT Leadership’ (2012), van Martha Heller.

Geen wolkje aan de hemel? Om even terug te keren naar de titel van deze blog. Het lijkt erop dat de IS discipline in volle ontplooiing is. Toch heeft de IS gemeenschap schrik dat hun onderzoekdiscipline meer en meer dreigt op te gaan in andere disciplines zoals management research, sociologie, psychologie, organisatieleer en computerwetenschappen. Het feit dat vele managementscholen IS uit hun curriculum weren is daar al een veeg teken van. In het recente verleden was de discipline al eens in een crisis vergleden omdat velen vaststelden dat collegae-onderzoekers de IT artefact dreigden te sublimeren tot een detail, terwijl dit uiteindelijk toch altijd de kern van het IS onderzoek uitmaakt. Blijkbaar is de neiging om het IS-onderzoek te laten evolueren tot een groot academisch speelveld nog altijd groot. Een onderzoeker stelde dat het veel makkelijker is om een IT-er business-inzicht te geven dan een niet-IT’er inzicht van technologie te geven. Wellicht kan dat een oorzaak zijn waarom de IT-artefact steeds eerherstel moet krijgen. Want van één zaak ben ik alvast overtuigd, zonder IT-artefact is er geen IS-onderzoek (nodig).

Volgend jaar gaat ICIS 2014 door in New Zealand (Auckland).

jan devos

Call for Papers: Mini track on SMEs and IT/IS evaluation – ECIME 2014 Ghent

8th European Conference on IS Management and Evaluation – ECIME 2014
University of Ghent, Ghent, Belgium
11-12 September 2014


Conference venue


Geert Poels


Jan Devos


Steven De Haes


Dirk Deschoolmeester,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Conference Chair:

Geert Poels,  Ghent University, Belgium

Programme Co-Chairs:

Jan Devos, Ghent University and Steven De Haes, University of Antwerp & Antwerp Management School, Belgium

Keynote speaker:

Prof. Dr. ir. Dirk Deschoolmeester, University of Ghent, Ghent, Belgium

 

We would like to warmly welcome you to the 8th European Conference on IS Management and Evaluation. The conference will be held at the Campus of the Ghent University Belgium in the city center. Ghent is a historic city, yet at the same time a contemporary one. The modern daily life of the city’s active inhabitants plays itself out against a gorgeous historical backdrop. In Ghent, they live, work and enjoy life over and over again each day.

ICT management and evaluation areas offer exciting research topics and ECIME is widely known to be a leading forum for scientific debate and knowledge dissemination in this domain. Constant changes in ICT application, both in commercial and public sectors, as well as the high impact of the human factor on the ICT projects’ success pose challenges to academia and practice. We are convinced that your participation in the ECIME will significantly contribute to the improvement of this fascinating research field.

We are looking forward to meeting you in Ghent.

On behalf of the Conference Team,

Jan Devos

Programme Co-chair

Mini track call for papers on SMEs and IT/IS evaluation    

Mini track chair:Jan Devos,Ghent University, Belgium

 

Small and medium-sized Enterprises (SMEs) play a significant role as engines of economic and social development all over the world. Many scholars argue that a small and medium-sized enterprise cannot be seen through the lens of a large firm. Therefore, the limited theories for IT/IS (Information Technology/Information Systems) evaluation in large organizations cannot be linearly extrapolated to SMEs, since we are dealing with a completely different economic, cultural and managerial environment.

 

This mini track aims at IT/IS research, qualitative as well as quantitative, conducted in the specific context of SMEs. Also more practice-oriented papers, case studies, and reflective papers are welcome.

 

The possible topics of interest include, but are not limited to, the following domains:

 

  • IT/IS Outsourcing, IT/IS Vendor management
  • Project Management
  • Cloud Computing, Social Media, Big Data in SMEs

 

  • Enterprise Applications (ERP, CRM) in SMEs
  • IT/IS success models for SMEs
  • IT/IS security in SMEs

ECIME_2014-cfp_MT-Devos

Open data en de cloud: een revolutie in de informatiehuishouding van de overheid

Studiedag Vrijdag 22 februari 2013

Open data en de cloud: een revolutie in de informatiehuishouding van de overheid.

Keynote: Jan Devos, Howest en UGent – 10u30

Titel: Neemt de cloud alles over ? – De rol van de nieuwe CIO

cloudfolder_HR DEF (28 dec)

The end of Cloud Computing as we know it

It was 2008 when the word cloud was starting to get used to identify the broader concept of the internet. Before we saw iconic drawings of the internet as a cloud in presentations, but the term was actually not really used. Very soon the cloud was filled with recuperated concepts dating back to the beginning of the dot.com bubble. Then we spoke about application service providing (ASP), in the cloud rebaptized as Software-as-a-Service, utility computing (Infrastructure-as-a-Service) and thin clients (Platform-as-a-service). It was the time that everything had to be ‘web-enabled’. Every report or panel from an application had to be a webpage so it could be published or posted on the web.

The cloud  has become real with the offerings of Amazon and Google. They went to the market with cheap and flexible offerings for storage and computing performance, greatly appreciated by residents and small & home offices and of course facilitated by cheaper broadband access. Together with the technical progress in virtualization of PC platforms, well appreciated in small and medium-sized enterprises a new IT paradigm took off. Cloud computing was born.

To me this was only a first small step towards a new IT paradigm. We could called this step ‘Cloud Computing version 1’ (CC1) or the ‘capacity cloud’. CC1 is a prolongation of current IT practices characterized by a (very) large focus on technology and cost cutting. However inside organizations nothing seems to have changed. IT projects are still running out of budget and time, ERP systems are still not delivering results while eating large portions of the IT budget and users are still complaining about everything that comes from IT. The CIO was shove aside as the chief IT mechanical who has nothing to do with the business and in that way losing his status as a director.

However businesses seems to have discovered the real value of the cloud. The concept of ‘as a service’ seems to be a handy concept not only for bringing in capacity or IT but for more business oriented things like: ‘intelligence-as-a-service’, ‘analytics-as-a-service’, ‘social-media-as-a-service’, ‘innovation-as-a-service’, … We could summarize this as ‘capabilities-as-a-service’. The whole outside world can now be brought into the organization on a scalable and flexible way. And there is plenty of room outside the organization! Businesses are thereby surpassing even more the traditional oriented CIO. There is no more need for a separate IT budget, the cloud offerings are operational expenses on the budgets of functional managers.  For the new CIO this is a huge challenge. Will the CIO reshape his function as a truly C-level executive or will the job finally resolve into an extra role of any business manager and executive? In Cloud Computing v.2, IT is still at the heart of every offering, but the focus is now on the business where it should be.

jan devos

ICT Trends – No more business as usual!

The ways in which we work, live, relax, and play are changing very fast and are greatly dictated by the pace of progress of recent information and communication technologies (ICT). These changes affects us all, in our daily roles as an employee, a business person, a resident, a citizen, a friend, a parent, a child, … and a lot more. As a matter of fact our different roles mingle and merge more and more giving us sometimes too much agitation to be good. Still, there is probably not a single human being on our globe which is not confronted with ICT trends that impacts his or her way of doing something.

There seems to be two major technological evolutions that drive these trends. First evolution is  faster and smaller electronics and the second one, which is more or less related to the former, is the ever growing broadband access to interconnected devices and computers, or simply the internet. I think that we should start using the term ICT (information and communication technology) over the more common term IT (information technology).

The search for smaller and faster electronics is still going on and new findings pave ways for an even more digitized life. Current induced trends are ‘the internet of things’, ‘bring your own device’ (BYOD) and the more encompassing consumerization of IT. We do not invest anymore in IT, we consume IT. Broadband access to the internet give raise to all sorts of so called emergent collectives like social media (Facebook, FourSquare, Twitter, …) and cloud computing. These two key evolutions have clearly mutual synergetic effects like the trend to mobility. Mobility can be described as anywhere, anytime and on any device. Today the number of mobile subscribers has already surpassed five billion. According to Ericson by 2020 there will be more than twenty billion connected devices. This is what is mend by ‘the internet of things’ or sometimes also called Machine-to-Machine (M2M) communication. With a build-in, long-range RFID-chip almost every object, from large to very small can become a connected device and get the capacity to communicate bidirectional. This goes from a can of soup, a sweater,  a microwave oven, a refrigerator to your car. These are all connections next to the more traditional connections by PC’s or tablets.

Broadband access for everyone is an objective stated by Unesco and supported by the ITU. According to the ITU by 2015 entry-level broadband services should cost less than 5% of the average monthly income. A speed of 20Mbps seems to be a strict minimum.  In Europe 11 of 15 countries has already affordable broadband services with sometimes only 0,3% of the monthly income. According to The World Bank a 10% increase of broadband penetration yield a 1.21 and 1.36% increase in GDP growth on average for high-income and low/middle-income countries respectively.

But there is more, much more. These trends do not only change, they break and transform current organizational structures based on static technical structures. The change is driven through actions of people occupying different roles in organizations.  New organizational forms emerge based on co-creation, collaboration and enabling social structures. These novel organizations  are in many ways no more comparable to existing ones based on a firm technical structure with IS/IT systems supporting the business processes. We are drifting towards self-organizations  where the collaborators bring their own systems (BYOD) and create their own complex relationships and business activities. Existing businesses which do not embrace these new trends are putting themselves at risk and can become obsolete and go out of business. It is however not a matter of simply allowing these technologies into the organization. Doing so is naive and not feasible, because the current paradigms on controlling and managing an organization are not applicable anymore. Indeed, how will organizations deal with IS security in an BYOD concept? How will an organization manage their data and their legitimate obligations when all systems are in the ‘cloud’? We are in an urgent need for innovative ways in which we can streamline our new organizational forms.

It is clear that we are moving into open systems. People working and living within these systems respond to unanticipated inputs, often seen as perceived opportunities. Serendipity is much more valuable now than strategic planning. However not a lot of the current cultivated managers are willing to leave their way of thinking from a linear top-down oriented one towards a more bottom-up, cyclic one where outcomes look unlike anything else.

Also the time invest by people change. The boundaries between private and public life are becoming blurry. The private life of a person doesn’t stop at the boundary of the office.  The current dominant generations, Gen Xers and Gen Yers were the first to grow up with computers in their homes. For them the boundary between playing and working is less strict and computers are mostly used as hedonic information systems. This contrasts with current organizations that use computers to build productivity-oriented information systems. According to research perceived usefulness of information systems loses its dominant predictive value in favor of ease of use and enjoyment.

The major concern for managers should be the sustainability of these new organizations. New emergent social structures should somehow lead to effectiveness and efficiency and get the work done, still the major objectives of any economic entity that wants to deliver value. This is however not an easy task. It might also become clear that the these ICT trends reduce the ability of the management to exert control. Is management willing to let this happen?

There is certainly a lack of knowledge and timely IS research on the impact of ICT on organizations and the power ICT have to transform organizations. One thing that can be remembered is that with the current ICT trends there will be no more business as usual.

jan devos

%d bloggers like this: