Je wordt er zo moe van: gefaalde IT-projecten!

De frequentie en de intensiteit waarmee de pers uitpakt met gefaalde IT-projecten is bij wijlen soms hallucinant. Ook vanuit het academisch front komen er geregeld artikelen onze richting uitgewaaid waarbij ‘IT failures’ gretig bestudeerd worden. Het gevaar dreigt dat de gemeenschap van IT-ers deze berichten niet meer serieus neemt. Ook de remedies hebben een zeer hoog ‘Been There, Seen That, Done That’-gehalte.

Uit onderzoek blijkt dat voornamelijk de controletheorie voorop wordt gesteld als dé aanpak voor het beheer van IT-projecten. Dit wordt praktisch vertaald en gereduceerd tot het beheer van drie basisvariabelen: budget, planning en scope, die allen met elkaar zijn verbonden en elkaar wederzijds sterk beïnvloeden. Hoe ogenschijnlijk eenvoudig dit ook lijkt, dit is het heus niet. Een recente wetenschappelijke studie  meldt opnieuw een massaal falen van een reeks van 22 projecten in een grote organisatie. De slechtste projecten gingen zo maar eventjes 300% over het oorspronkelijke budget. De auteur stelt zich terecht de vraag hoe het beheer van deze projecten werd aangepakt. Antwoord: veel te veel overkoepelend en met te weinig oog voor detail.

Vrij zelden, maar de laatste tijd meer en meer, zoekt men naar andere methoden om aan beheer (lees controle) te doen. Deze methoden gaan weg van het controleparadigma dat duidelijk sterk overheerst, en streven meer naar zingeving, zgn. ‘management of meaning’ en leiderschap. IT-projecten zijn grotendeels organisatorische projecten die steeds een organisatorische verandering, gewenst of niet gewenst veroorzaken. Het veranderingproces stroomlijnen en in goede banen leiden is niet echt gemakkelijk en vereist competenties die een projectmanager en bij uitbreiding de organisatie vaak niet bezit.

Een ander perspectief dat kan worden ingenomen ten aanzien van IT-projecten is dat van een alternatieve financiële controle. IT-projecten zijn hoog risicovol en bieden weinig zekerheid nopens de te realiseren voordelen. De klassieke budgetteringtechnieken (ROI, payback, NPV…) geven in zo’n situaties weinig hoopgevende resultaten. Bovendien, eens gestart met een IT-project is een terugweg vaak duur (hoge ‘switching costs’). Vanuit de research in innovatie leren we dat innovaties zeer moeilijk te budgetteren zijn. IT-projecten zijn daarmee zeer vergelijkbaar.

Een idee dat reeds meermalen werd gelanceerd dat ‘real options’  om IT-projecten te begroten.  Een optie verleent het recht en zeker niet de verplichting om voordelen te halen uit toekomstig gebruik van technologie. Dit is volledig te vergelijken met financiële call options. Het idee erachter is gebaseerd op het feit dat IT-investeringen de nodige tijd vergen om hun voordelen prijs te geven. Een onmiddellijke return nadat een IT-project werd opgeleverd is meestal niet realistisch, dus waarom niet mikken op een verdere horizon? Een bedrijf dat gisteren al geïnvesteerd heeft in een ERP-systeem kan morgen misschien de vruchten beginnen plukken en haalt daar een voordeel bij ten opzichte van deze bedrijven die de investering nog moeten aangaan.

Toepassing van de ‘real options’-methode in de begrotingsoefening biedt een aantal voordelen. Vooreest wordt de begroting totaal anders benaderd. De klassieke begroting gaat uit van zeer statische ramingen van kosten en opbrengsten die gepaard gaan met technologische investeringen. Nu wordt dit proces dynamisch bekeken, waarbij er flexibiliteit geboden wordt aan het management om bij te sturen.

Daarnaast kunnen de investeringen anders gemanaged worden. Door real options toe te passen krijgen risicovolle projecten een grotere kans te worden geselecteerd. Deze projecten zijn, hoe paradoxaal ook, vaak de meest lucratieve projecten maar dat zal niet blijken door toepassing van een klassieke en statische NPV-methode.

Tenslotte kan door real options toe te passen het hinderkijk verschijnsel van ‘runaway’ projecten vermeden worden. Als gevolg van het ‘sunk cost’ verschijnsel zijn managers wel eens geneigd om een escalerende engagement te vertonen in projecten die eigenlijk al verloren zijn.

Real Options dus?

jan devos

Advertisements

About jangdevos
I'm an IT/IS professor, a late Baby Boomer, married with Ann and father of Hélène and Willem, a Stones fan and interested in almost everything. I work at the UGent (campus Kortrijk), Belgium. My research domain are: IT Governance in SMEs, IT/IS Security, IT Management, IT Project Management, IT Trends and IT/IS failures.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: